Kako na efikasan onboarding zaposlenih korak po korak

Šta je onboarding?

Onboarding je proces uključivanja novog zaposlenog u firmu, koji obuhvata sve – od pripreme radnih uslova, preko prvog dana, pa do potpunog uključivanja u tim. Cilj je da se novajlija brzo snađe, oseća dobrodošlo i što pre može da pruža pun učinak.

Onboarding na srpskom znači „uvođenje u firmu“ ili „obuka zaposlenog“, ali se u HR praksi uobičajeno koristi engleski termin. Pravilno postavljen onboarding proces je ključan za zadovoljstvo zaposlenog i efikasnost firme. U procesu ne učestvuje samo HR odeljenje, već i neposredni nadređeni, tim, a često i IT, koji obezbeđuje radne alate.

 

Zašto je onboarding važan

Onboarding značajno utiče na to kako novi zaposleni doživljava svoju ulogu i celu firmu. Već tokom prvih dana stvara prve utiske, koji često odlučuju o njegovom dugoročnom ostanku.

• Iz perspektive zaposlenog, onboarding znači sigurnost da nije prepušten sam sebi. Jasno zna šta treba da radi, koga može da pita i koji su zahtevi koji se pred njega postavljaju. Zahvaljujući tome oseća se dobrodošlo, brže stiče samopouzdanje i uključuje se u tim.
• Za poslodavca je onboarding proces investicija koja se isplati. Kompanije sa dobro postavljenim onboardingom zaposlenih beleže nižu fluktuaciju, brže uvođenje u posao i veću angažovanost novih ljudi. Potcenjivanje HR onboardinga, naprotiv, vodi ka frustraciji, gubitku talenata i nepotrebnim troškovima zapošljavanja.

 

Onboarding proces korak po korak

Dobro postavljen onboarding proces počinje još pre samog početka rada zaposlenog i završava se tek njegovim punim uključivanjem u tim. Svaka faza ima svoje specifičnosti i, ako se neka potceni, može negativno uticati na ceo tok. Postavljanje celog onboarding procesa pomaže da se izbegnu nepotrebne greške i povećava njegovu ukupnu efikasnost.

 

1. Priprema pre početka rada (pre-onboarding)

Uspešan HR onboarding počinje već u trenutku prijema kandidata. HR tim je u ovoj fazi onboarding procesa ključni koordinator – obezbeđuje komunikaciju sa zaposlenim još pre njegovog dolaska. Priprema za onboarding obično uključuje:

• Pripremu radnog mesta, opreme, pristupa sistemima i uniforme ili potrebne opreme.
• Pripremu i deljenje ulaznih dokumenata, pravilnika i pristupa internim izvorima, kako bi se osećao komforno još pre prvog dana.
• Pripremu paketa dobrodošlice – na primer, pismo dobrodošlice od menadžera, фирмски merch (majica, šolja, blok), pregled benefita ili praktični vodič „Prvi dani u firmi“. Ovaj korak pomaže da se izgradi pozitivan odnos sa poslodavcem još pre početka rada.

Korisno je i poslati digitalni onboarding formular, u kojem novi zaposleni unapred popuni potrebne informacije, kao što su lični podaci, broj računa i sl.

SAVET: Digitalizacija pre-onboardinga značajno štedi vreme HR tima. Na primer, kompanija Super zoo zahvaljujući postavljanju digitalnog upitnika za prijem u aplikaciji za zapošljavanje Datacruit uštedi više od 55 sati mesečno. Pogledajte studiju slučaja ovde.

 

2. Prvi dan u firmi

Prvi dan je ključan za izgradnju pozitivnog utiska. Cilj je da se oseća dobrodošlo i da bude siguran da firma brine o njemu.

• Doček se odvija lično – idealno je da ga dočeka ceo tim ili HR specijalista, odnosno mentor.
• Pružanje jasnog plana dana: upoznavanje sa procedurama, obukama, osnovnim radnim alatima i kancelarijom.
• Predaja radnih sredstava (npr. laptop, pristupne kartice) i uvodna orijentacija u okruženju firme.

HR se brine pre svega o administrativnom delu (dokumenti, pravilnici, potpisi) i istovremeno obezbeđuje da se novi zaposleni oseća dobrodošlo. Dobro izveden HR onboarding u ovoj fazi značajno smanjuje nervozu novajlije.

 

3. Adaptacija i obuka

Sledi period u kojem se zaposleni postepeno uključuje u projekte. Sprovodi se intenzivnija obuka usmerena na procese, alate, vrednosti i kulturu kompanije. Uz to bi i HR i rukovodstvo trebalo da obezbede mentorstvo i redovnu povratnu informaciju. U ovoj fazi je važno da nadređeni i tim podržavaju novajliju u njegovom uključivanju.

HR tim prati tok adaptacije i pomaže u planiranju obuka. Korišćenje preciznog onboarding sistema omogućava HR timu da sve zadatke i prekretnice ima pregledno na jednom mestu. Zahvaljujući tome lako je proceniti da li onboarding teče po planu.

 

4. Potpuno uključivanje u tim

Poslednja faza znači da je onboarding zaposlenog uspešno završen. Cilj svakog onboarding procesa je da novi zaposleni postane ravnopravan deo tima. U poslednjoj fazi onboardinga već je samostalan, produktivan i funkcioniše u skladu sa kulturom kompanije. Tek tada onboarding zaista završava.

Celokupan onboarding proces pritom evaluira HR tim – prati kako se novi kolega uključio i prikuplja povratne informacije. Ovi podaci služe za unapređenje budućih HR onboarding programa.

 

Kako do efikasnog i pravilnog onboardinga?

Uspešan onboarding zaposlenih ne zasniva se samo na prijateljskom prijemu i dobro postavljenom planu prvih dana. Moderne kompanije koriste tehnologije koje ceo onboarding proces pojednostavljuju, ubrzavaju i čine preglednijim. Umesto administracije, mogu se više fokusirati na ključni deo procesa – ličnu podršku i izgradnju odnosa sa novajlijom.

• Onboarding formular: Digitalni formular za prijem je praktičan alat zahvaljujući kojem HR unapred dobija sve potrebne podatke. Novi zaposleni ga može popuniti još pre početka rada, a HR odeljenje ima sigurnost da prvi dan neće proći samo u papirologiji.
• Digitalni i automatizovani onboarding: Digitalni onboarding danas predstavlja standard koji obuhvata deljenje materijala online, elektronsko potpisivanje dokumenata i automatizovane podsetnike. U kombinaciji sa automatizacijom onboardinga mogu se podesiti procesi tako da se pokrenu u pravom trenutku – na primer slanje mejla dobrodošlice, poziv na prvu obuku ili podsetnik za popunjavanje formulara.
• Moderni HR alati: Za olakšavanje celog procesa preporučljivo je koristiti specijalizovane alate. Sistemi za zapošljavanje (ATS) danas često sadrže module za onboarding, koji povezuju regrutaciju sa prijemom zaposlenog. Ili se mogu koristiti kompleksni HR sistemi koji pokrivaju širu agendu ljudskih resursa.

SAVET: Digitalizacija i automatizacija mogu HR timu uštedeti desetine sati rada i poboljšati iskustvo novajlija. Otkrijte prednosti automatizacije HR-a u našem članku Automatizacija u HR-u: Kako uštedeti vreme, smanjiti troškove i poboljšati zapošljavanje.

 

Prednosti dobro postavljenog onboardinga

Dobro pripremljen onboarding zaposlenih donosi benefite ne samo novajlijama, već i samoj firmi. Ako je onboarding proces promišljen i efikasan, rezultati su brzo vidljivi.

• Niža fluktuacija – zaposleni koji prođu kvalitetan HR onboarding ostaju u firmi duže. Imaju jasna očekivanja, osećaju se dobrodošlo i motivisano.
• Brže uvođenje u posao – zahvaljujući sistematskom planu i podršci HR-a i tima, novajlije ranije postaju produktivne.
• Veća angažovanost i zadovoljstvo – uspešan digitalni onboarding obezbeđuje da se novi zaposleni bolje poistoveti sa kulturom kompanije, što povećava njegovu lojalnost i učinak.
• Ušteda vremena HR tima – korišćenje onboarding sistema ili automatizacije smanjuje administrativno opterećenje, pa HR može više da se posveti strateškim aktivnostima.

 

Efikasan onboarding počinje već u regrutaciji

Dobro postavljen onboarding počinje već u samom procesu zapošljavanja. Ako je selekcioni proces brz i efikasan, kandidat od početka doživljava firmu pozitivno. Zahvaljujući modernoj aplikaciji za zapošljavanje Datacruit ATS, HR timovi mogu ceo proces pojednostaviti, ubrzati i kandidati ne čekaju nepotrebno.

Otkrijte put ka modernom zapošljavanju uz Datacruit. Isprobajte Datacruit 30 dana besplatno.

Isprobati besplatno

 

Ako vas zanima kako se procesi mogu prilagoditi po meri – kao u SUPER ZOO, gde HR tim koristi digitalni onboarding upitnik – dogovorite sastanak direktno sa našim CEO Zdeňkom Bajerom. Rado će vam pokazati sistem u praksi, predstaviti mogućnosti prilagođavanja i odgovoriti na sva vaša pitanja.

Dogovoriti neobavezan sastanak